【PTA・保護者会マニュアル】引き継ぎ4つのコツ!役員の仕事で楽するために♪

目安時間28分

りあこです。

 

 

前回のブログ

「今年りあこはW役員です(保育園保護者会会長&PTA執行部会計)

の最後で

 

役員の仕事も楽する方法って、意外とありますよ?

 

「少しでも自分がラクにできるように」
「来年の人もスムーズにできるように」

 

小さなことでも
1つ1つ楽する方法を見つければ

 

「来年以降の役員さんたち」も
ちょっとずつ楽になっていきますからね♪

 

では、私が
役員の仕事で楽するために

 

  • 具体的にどんなことをやっているのか?
  • どんな工夫をしているのか?

 

次回のブログでお話しますね!

 

とお話させてもらいました。

 

 

PTAみたいに
ボランティアのわりに
やたら責任だけは重大で

しかも、絶対的に逃れられない仕事。

 

 

ホント、ただでさえ忙しい日本のお母さん。

 

 

めんどくさい仕事こそ
絶対に「手抜きすべし!」です!マジで!!

 

 

・・・で

 

 

「めんどくさい仕事」があるとき。

 

その裏側には、必ず同時に
「楽して手抜きする方法」が存在するんですよ!

 

 

あなたが気づいてないだけで
絶対、あるんです…(ニヤリ

 

 

具体的には

  • 効率化
  • 自動化
  • 手抜き化
  • 仕組み化

ですね!

 

 

わかりやすいように
「4つの事例」で紹介しましょうか。

 

 

  • 引き継ぎ資料は「捨てまくれ」
  • 仕事の見える化「マニュアル化」
  • 会長の仕事多すぎ!→みんなに任せて「手抜き」しよ♪
  • 自動で書類ができあがる「楽する仕組み化」の導入

 

順番にいきます!

 

 

1.過去の引き継ぎ資料は「捨てまくれ」!

うわ・・・ これ
ぜんぶ、私が持って帰るの?汗

 

抱きかかえたら
「ちょっとした生後半年の赤ちゃん」
みたいな、ズッシリ重たいサイズ感。

 

一番古いもので「15年以上前」の書類。

 

紙ダニとか棲み着いてそう(汗)

 

 

保育園の会長職に代々
引き継がれてきたと見られる
山のような資料・プリント類。

 

 

・PTA
・子供会
・保護者会

・自治体、婦人会

 

どこの役員を見ていても
「てんこ盛り」の引き継ぎ資料が
毎年少しずつ増えながら残されていますが…

 

 

コレさ、

 

後生大事にとっておいたところで
誰が読むの?

 

 

っていうかさ。

 

必ず保管すべき重要書類
大切な引き継ぎ事項とかも

この中に埋もれちゃってたりするんじゃないの?

 

 

「はい。コレはいる」

「はい。コレはいらない」

 

 

ぜ~んぶ仕分けして
大切な書類だけ残して

 

あとは全部、捨てました!

 

はい、スッキリ!

 

断捨離めっちゃ気持ちいい~!

(※りあこは捨て魔です)

 

 

ズッシリ重かった引き継ぎベビーが
「ファイル1cm厚」に生まれ変わりましたよ♪

 

 

役員の引き継ぎ資料を残すポイント(見極め方)

 

ついでに・・・

 

PTA,保護者会,役員,引き継ぎ,書類を残すポイント

 

↑ これね!

 

「保護者会の引き継ぎ資料を残すポイント」

も作成しました!

 

 

  • すべて保管の重要書類(総会資料・帳簿など)
  • 直近2、3年だけ保管(参考資料)
  • すみやかに処分すべき書類(参加申込票など個人情報記載書類)

 

すべてに【基準】があれば
資料の仕分けなんて誰でもできることですよね?

 

 

大切な書類も「ココ!」とまとまっていれば
必要なときにスグ見られますし

 

会長においては『全体像の把握』もしやすいですよね。

 

 

リーダーが全体像を把握して
適切に声かけ・運営していけば
役員さんたちみんな、安心して活動できますよね?

 

 

今回作ったPDF

「役員引き継ぎ資料の残し方」は

誰でもダウンロードできるようにしますので、

良かったらあなたも参考にどうぞ。

 

 

これで、来年度以降の役員さんは

1ミリも迷うこと無くザックザック

書類を処分・整理・保管できますし

 

未来の役員さんに迷惑をかけることなく
スムーズな引き継ぎができることでしょう。

 

 

うちの保育園にシュレッダーは無いので、個人情報記載の書類は保育園でまとめて融解処理してもらいました。

 

 参考記事 → PTA個人情報保護法の改正に伴う対応について(公益社団法人日本PTA全国協議会)

 

役員の仕事をスムーズにこなすには、法律・制度・過去~現在の状況を把握していることも大切だったりします(色んな意味でね)

 

2.「来年度の引き継ぎ」を見据えてのマニュアル化

次に。

 

あなたの園・学校では
役員の仕事って、ちゃんと

「マニュアル化」されてますか?

 

 

私が今年引き受けているのは

小学校のPTA執行部(本部)・会計

保育園の保護者会・会長なんですが

 

PTAの執行部くらいハードな役職(鬼のクジ引きで泣き崩れた人も)だと

さすがにしっかりマニュアル作られているんですね。

 

なにせ、PTA本部会計っていうのは、

銀行でお金を出金するのに毎回校長先生の印鑑もらう必要があり

 

年2回、校長・学校事務・PTA会長が出席する「中間監査・期末監査」まであり

 

『1円の狂いもないキッチリ正確な金銭管理を求められる会計のお仕事』なのです!!

 

(しかーし、お給料は1円ももらえない完全なるボランティアなのであーる!)

 

 

一方、

 

末っ子が通う保育園の保護者会には

引き継ぎマニュアルがなかったんです。

 

 

さっきもお話したとおり

「会長の資料」はいっぱい残っていたんですよ?

 

 

でも、そこに入っていたものは

 

保護者に配布したプリント

議事録・メモ書き・アンケート回答用紙…

 

いらない情報も多いし

書いてあることは統一されてないし

知りたいこともバラバラに書かれていたり…

 

 

「会計の資料」

一応メモ書きとかはあったんですが

何をどこから始めたらいいのかサッパリわからず…

 

 

私は、3年前に

初めての役員の仕事として
「保育園の会計」をやったんですが

 

え・・・保護者会費って
保育園の先生が管理するものじゃないんだ??
集金も、私(役員)が現金をチェックして
保護者会用の銀行口座で入出金管理するのね?汗

 

というレベルでしたからね?

 

 

まったく役員経験がない状態で
「会計」とか「会長」とか

重役ポジションについちゃうと

 

ホント何やっていいのか全くわからないですよね~!

 

 

かといって、

 

いちいち前任に確認したり
その都度、園に相談したりとか

 

それこそ、超・めんどうじゃないですかっ!!(゚д゚)

 

りあこはとにかくめんどくさがりです。

 

 

なので、まずは
「自分のために」記録を残し

 

引き継ぎ資料として「マニュアル化」して
次の役員さんに渡したところ

 

 

・・・これが、かなり好評で♪

 

 

 

その後、「会計」を

引き受けてくれた後任のママたちから

 

このマニュアルがなかったら
ホント何やっていいのか全然わからなかったよ
すごく助かったよ!(>_<)

 

毎年、お礼の言葉をいただいてます。

 

 

PTA会計の集金業務効率化はコチラにまとめました!

 

 

どんなマニュアルが使いやすい?→「年間予定ベース」

 

では、どんなマニュアルを作れば良いのか?

というと

 

役員,引き継ぎ,マニュアル,年間スケジュール

 

『年間スケジュール』

ベースにしたマニュアルを作ると良いですね。

 

 

というのも、

 

役員の仕事ってキホン
毎年、同じことしかやらないんです。

 

決まった時期に、決まったことをすればいい。

 

 

一方で、
役員を引き受ける人

 

特に、保育園のように小さな子どものママは

 

役員を引き受けること自体が初めてで…!

という人が多い。

 

 

上の子で役員の経験があったとしても

「このポジションに付くのは初めて」なのがほとんど。

 

 

いつ、どんな仕事があって
誰と、何を、どうしたらいいか?

 

これが、全くわからない、見えない。

 

だから、不安・心配だし
間違えたりムダ足を踏むことも多いんですよね。

 

 

なので、

あなたが役員マニュアルを作るときはね?

 

「4月は」こういう仕事があるよ

 

必要な書類は○○で
ココとココを今年の内容に変更して
○○までに○○へ提出してね

 

「5月は」・・・

 

「6月は」・・・

 

時系列でマニュアル化していくと

 

「今、何をやったらいいのか」
「やり忘れていることはないか」

 

初めて役員を引き受けた人でも

一目瞭然で、すごく、安心できるのね。

 

 

あとは

『年間を通して必要な仕事』

 

(たとえば「会計」なら、銀行の入出金とか領収書の扱いとか)

 

これも「通年用の仕事」として

マニュアル化しておけばいいですよね。

 

 

役員全体マニュアル(エクセル)も参考にどうぞ

ここまで、

会計マニュアルの例でしたが

 

 

今、わたしは

保育園の保護者会・会長なので
『役員全体マニュアル』も作成中です。

 

 

役員,年間スケジュール,引き継ぎ,マニュアル,例,エクセル

 

 

  • どの役職の人が、いつ・どんな仕事をしているのか?
  • 必要な書類は?毎年用意しなきゃいけないものは?
  • 先生・役員への声かけ・準備などのタイミングは?

など

 

年間スケジュールに沿って

マニュアル化することで

 

役員さんの動きが把握できて
お互い「声かけ」や「サポート」しやすいですからね。

 

  • 担当者や必要書類
  • 何をやるのか?
  • 時期はいつ頃か?

 

初めて年間スケジュールを作るなら

とりあえず、1年間の記録をとっておいて

次年度に引き継いであげると親切ですよ。

 

 

こちらも参考までに、

エクセルファイルをダウンロードできるようにしておきますね!

 

中身は空です。保育園・学校によって仕事内容は違いますからね。

 

 

会長あいさつも「例文」残しておくと良いよ

あとはね~・・・

 

 

これは、実際に

1年間会長をやってみて

すごくプレッシャーだったんだけど

 

  • 保護者会総会
  • 保育園のお祭り
  • 奉仕作業(整備作業)
  • 運動会・発表会
  • 卒園式・謝恩会
  • なんだったら保育園ママ飲み会の「乾杯あいさつ」まで…笑

 

「会長挨拶」が必要なシーンって、けっこう多いんですよね。

 

 

でも、私を含め

普通のママ・主婦って

 

人前で「リーダー的な立場」で話すことに、慣れてないじゃない。

 

  • 緊張
  • プレッシャー
  • 人前で恥ずかしい
  • 文章考えるの苦手
  • もうどこか遠いところへ逃げたい…

 

 

これさ・・・

 

みんな

毎年同じことで悩むんだから

 

毎年、同じ挨拶でいいじゃん?

 

 

会長あいさつに

  • 工夫とか
  • 感動とか
  • 面白みとか

 

いらないでしょ?

 

 

だって、誰も

会長あいさつなんて聞いてないんだから!笑

 

 

というわけで、

 

行事ごとの会長あいさつも

メモ書きでもワードでもなんでも良いので

 

「引き継ぎ書類」として残してあげるのは

とても親切ありがたい心配りじゃないかなと♪

 

 

参考にどうぞ

 

>>音声&例文あり★会長あいさつ(運動会バージョン)

 

会長挨拶のときは「カンペ」を使えば、暗記や視線のプレッシャーからも解放されますよ♪

 

データ&印刷して引き継ぐ

で、こういった

役員引き継ぎ用のマニュアルは

 

エクセルかワードで作って

印刷して引き継ぎます。

 

データは、USBメモリかドロップボックスで渡すと良いですね

 

というのも、

必ずしも役員ママは

パソコンを使える人ばかりじゃないので、

 

マニュアルは印刷して渡してあげると親切なのです。

 

 

2~3年使うと、ところどころ

修正・変更点が出てくるから、

 

そのときは「データを更新」してもらうのが理想ですね!

 

なかなかみんな、こういう細かいことやらないですけどね~

 

めんどくさがり屋の私から言わせれば

「古いデータのまま混乱することこそ、めんどくさい」って思うんですけどね。

 

3.会長の仕事多すぎ!→みんなに任せて「手抜き」しよ♪

そして

引き継ぎ資料を「整理&マニュアル化」すると…

 

 

役員の「会長」

いかに忙しい仕事なのか

 

ズバリ!見える化されます。

 

 

たとえば

  • 園と役員間の窓口
  • 相談、質問への対応
  • 行事での会長あいさつ
  • 全役員の仕事内容を把握、声かけ
  • スケジュール管理、日程調整
  • 総会資料チェック、質疑応答の対策
  • 外部機関への挨拶、対応…

 

ここには書ききれないくらい
見える仕事~見えない仕事までいっぱいあって

 

 

あたしゃ、

タメ息が出ましたよ。笑

 

 

でね?

 

 

↑ これ全部

1人でやろうとすると

 

 

負担が大きくて無理があるし

責任(プレッシャー)大きいわ
仕事(実務)量も多いわ

 

 

・・・ってそれ、バランスおかしいでしょ?

 

 

みんな薄々気づいているから
「リーダーはやりたくない」んですよね??

 

 

  • 会長
  • 代表
  • 委員長
  • 副委員長
  • 副会長

 

 

毎年「役職決めで揉める」園・学校も多いでしょ?

 

 

これさ・・・

 

 

クジ引きで
問題を先送りするんじゃなくて

 

1つずつ「解決」していけばいいんじゃない?

 

 

たとえば

 

責任が重たいポジションは
実務を減らすべし(他に任せる)
とかね!

 

 

役員の仕事は3つに分ける

以下は、

保育園の保護者会の例でいきますよ?

 

 

具体的には

「マニュアル化」した書類を元に

 

  • 誰でもできる仕事
  • (お祭りの企画、記念品選びとか)
  • ある程度の責任が発生する仕事
  • (スケジュール調整、外部機関へのアポ・TELとか)
  • 会長にしかできない仕事
  • (会長あいさつ、園・役員間の窓口役とか)

 

この3つに分けます。

 

 

で、1~2は
責任の度合いに応じて

「専任担当者を決定」

 

 

見えない仕事を「見える化」して

 

特別な役職・仕事がなかったり

ポジション的に楽な役員さんに割り振るんですよ。

 

 

リーダーは「仕事をしない」!めんどくさい仕事を「割り振る人」です。

 

リーダーだからって
全てを自分でやる(把握する)必要はない。

 

 

むしろ、

めんどくさい仕事こそ

役職のない役員さんにまわしてあげてください!

 

【2019.3.27追記】ここからは、保育園の会長を1年やってみての感想・アドバイスを追記しますよ!

 

 

私は今年1年、会長をやって

「お祭りのバザー」やら

「会費の集金業務」やら

役員の仕事をザクザク減らした一方で

 

もうね、めんどくさがりな性格以前に、今年はPTA本部会計と保育園の会長のW役員だったので、『物理的に無理!』と開き直ってザックザック減らしちゃいましたね~笑

 

周りの役員さんや

副会長・書記・会計さんには

じゃんじゃか仕事を割り振りました。

 

 

でも、役員さんたちからは

恨まれたり迷惑がられるどころか

 

「人に頼むより『頼まれる方が楽』なんだよね~!」

 

「むしろ、ありがたかった」

という感想を聞かせてもらったんですね?

 

 

人にお願いするより「お願いされる」方が楽

これ、あなたも

思い当たらないかな?

 

 

「人にお願いする」より

 

「誰かにお願いされる方が楽」

「自分でやってしまう方が楽」

 

外で働きながら役員を引き受けている

忙しい保育園ママなのに

 

なんでしょう、この不思議な心理状態は。

 

 

何の役にも立てない。協力したいけど何をしたらいいかわからない

 

あのね?

 

「役員を引き受けてる方」って

人柄・性格にもよりますけど

 

「私、何の役にも立ってないかも…」

 

「会長さん、大変そうだから

手伝いたいけど何をしたらいいのか…」

 

こんなふうに、感じているものなんですよ。

 

 

でも、リーダーであるあなたが

役員の仕事をじゃかじゃか割り振ることで

 

あなたが

「ぜひ、○○ちゃんにお願いしたい!」

とお声を掛けることで

 

救われる気持ちになったり

がぜん、やる気が湧いたりする人もいるんですよ。

 

何度も言いますが、全員が全員そうというワケじゃないですよ?

ただ、うちの保育園では、みんな積極的に、ホント気持ちよく、お仕事を引き受けてくれました。

 

 

会長のメイン業務は「相談窓口」&「決断・決定」&「感謝の乱発」!

 

そして、仕事をお願いする側であるあなたは

なにか困ったことがあったら、いつでも相談・連絡してね

いつも、この姿勢でいれば良いのです。

 

 

で、本当に何か起きちゃったときは

全役員さんに聞いて、相談します。

LINEを活用すると便利ですよ)

 

そして、

みんなの意見を聞いた上で

最終的には、会長であるあなたが「決断」します。

 

みんなに相談した上で
「決断・決定する」のも会長さんの大事なお仕事ですね。

 

 

お仕事が終わった後

作業を仕上げていただいた後は

○○ちゃんのおかげで、めちゃくちゃ助かったよ~!!
本当に、ありがとうね!!

 

全力で、感謝します(^^

 

 

この1年、保育園の会長をやってみて

 

私が「1番コレ大切っ!」と感じたのは

 

会長のメイン業務は

相談窓口&決断&感謝の乱発!!

ということ!

 

(あと、会長あいさつもあるか。あれはテキトーで良いです・笑)

 

 

安心して相談・お願いできる相手がいて

「感謝、感謝」で役員の仕事をしていると

 

お互いに自己肯定感で満たされるんです。

 

 

サクサク仕事は進んでいくし、

人間関係もスムーズになります。

 

私は会長をやってみて

本当に、安心して過ごせた1年でしたよ(^^

 

 

ただし、仕事を割り振るには全役員の仕事を把握する必要がある。

だから、過去資料の整理・断捨離&マニュアル化は必須だし、

それが済んでない園・PTAでは、けっこうな時間と労力がかかりますよ。

 

でも、誰かがやり遂げたら「今年」も「後の人も」楽だよね?という話。

 

 

もう一度まとめますね?

 

 

私の考えですが

 

保育園の保護者会・PTA会長で

1番大切なことは

 

会長の実務は

限りなく減らす代わりに

 

みんながスムーズに動けて

ムダな仕事も限りなく減らして

気持ちよく手伝える状態を作る

 

 

そのために必要なのが

 

    • 引き継ぎ資料は「捨てまくれ」
    • 仕事の見える化「マニュアル化」
    • 会長の仕事多すぎ!→みんなに任せて「手抜き」しよ♪
    • 自動で書類ができあがる「楽する仕組み化」の導入

 

なんですね?

 

 

これをサクサク導入できるかどうかが

 

役員の仕事(特に会長)として

1番大切なポイントになる

と私は思っています。

 

 

では、だいぶ長くなったので

 

 

続きは ↑ コチラからどうぞ!

 

 

おまけ。役員って、タダ働きだけどさ・・・

じつは、今年は私

 

自分の仕事(本業)の方でも、

「人にお任せする」ことが多くなったんです。

 

 

あきらかに、今

 

この1年引き受けた

役員(会長)の経験が

「直結して」仕事の役にも立っています。

 

 

そう考えると・・・

 

役員の仕事ってたしかに

「タダ働き」だけどさ?(笑)

 

「人の上に立つ」スキルを

「実践の場」「無料で学べる」と思えば

けっこう貴重な経験をさせてもらったなと。

 

 

あなたが、どんな立場で

この記事を読まれているかはわかりませんが

 

 

ムダなことは1つもないですよ?

 

 

ゆるく、楽しく、テキトーに、

役員の仕事、乗り切ってくださいね~

 

 

続きはコチラ!

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