全自動で完成★PTA名簿作成はスマホで手抜きしよ♪(アプリ不要)

目安時間11分

今日のブログテーマは

 

めんどくさいPTA名簿作成

スマホで楽に、全自動で

完成させる仕組みの作り方!

 

 

私は今年、W役員

(保育園会長&PTA執行部会計)を引き受けていて、

 

かつ、めんどくさいことが大嫌いな人間なので

 

  • 効率化
  • 自動化
  • 手抜き化
  • 仕組み化

 

役員の仕事で、いかに

楽して手抜きする方法を導入できるか?

 

全力で、知恵を絞る日々を送っているわけです。笑

 

 

で、前回のブログでは

わかりやすいように「3つの事例」を紹介しました。

 

  • 引き継ぎ資料は「捨てまくれ」
  • 仕事の見える化「マニュアル化」
  • 会長の仕事多すぎ!→みんなに任せて「手抜き」しよ♪

 

今日は「4つ目のテーマ」

 

  • 自動で書類ができあがる「楽する仕組み化」の導入

 

PTA役員名簿作成を例にお話しましょう!

 

 

一般的な役員名簿の作成法の問題点

一般的な役員名簿の作成を見ていると

たいていこんな感じですよね。

 

 

  1. 今年度の役員さんに「名簿作成用のプリント」を配布
  2. 本人が手書きで「名前・TEL・メールアドレス・児童名」等を記入→回収
  3. 書記さんがエクセルかワードなどパソコンで打ち直して印刷
  4. 全役員に名簿を配布。誤入力・修正があれば訂正の上、再配布

 

 

ここで、めんどーなのが

 

  • 字が汚い、または達筆すぎて読めない
  • 難しい(読みづらい)漢字なのにフリガナがない
  • 「数字の1」「英語の半角l」判読不能
  • 「ハイフン(-)」「アンダーバー(_)」わかりづらい

などなど

 

手書きの文字をパソコンで打ち直すのって

めっちゃ面倒くさいし時間がかかる、ということ。

 

 

もちろん、書記さんも

人間だからミスもする。

 

「ゆかさん」1人をとっても

「由花、由佳、由香、友香、有香、裕香…」

漢字を間違えやすい名前もいっぱいありますしね。

 

 

漢字の変換ミスで修正→再配布

 

二度手間だったり

印刷した紙がもったいなかったり…

 

 

超めんどくせー

ってなりません?

 

 

だいたい紙の名簿って・・いまどき、必要?(笑)

 

 

そもそも名簿必要?役員連絡はLINE活用でしょ!

まずは「そもそも名簿は必要?」って話ですよ。

 

だって、

LINEを活用すれば名簿なんていらないでしょう?

 

 

いちいち電話番号や

メールアドレス交換とかしなくても、

 

スマホをふるふるするだけで

友だち追加でスグつながれるし、

電話したいときもLINEなら無料で音声通話できる。

 

 

グループ分けもカンタンだから

 

  • ◯年度保護者会LINE
  • 会計グループLINE
  • お祭りかき氷班LINE

 

年度・役職別にわけて

連絡・やり取りしやすいですよね?

 

 

書記さんが作った

「お知らせ・プリント類」も

まずは写真に撮ってLINEでシェア

画像でチェックすれば紙も時間もムダにならない。

 

 

他、カンタンなことを相談するとか

ちょっと役員さんに聞きたいこととか

 

LINEならすぐに

レスポンス返ってくるから1、2日で解決してしまう。

 

 

「役員名簿」の代わりに
「役員LINE」を使う。

 

LINE使えるなら絶対導入ですね!

 

とりあえず今年度うちの保育園では、
役員間の連絡はLINEのみ&役員名簿は廃止しましたが、
今のところ何の問題もありませんよ。

 

 

役員名簿の作成が必須なら→「Googleフォーム」を活用!

もちろん

  • スマホを持ってない人がいる
  • 役員連絡用にLINEアカウントを教えたくない
  • 役員の人数が多いのでLINEだとやり取りしづらい
  • 役員名簿を学校・園に提出しなきゃいけない

などなど

 

役員名簿の作成が必要な状況もありますよね。

 

LINEグループでのやり取りは「10数名までが限度」かな。

それ以上増えると収集つかない感じはします。

 

で、役員名簿の作成が必須なときも

「手書き→パソコンで打ち直す」じゃなくて

 

「Googleフォーム(無料)」を使えば楽なんですよ!

 

PTA役員名簿入力フォーム,Googleフォーム
↑ こんな感じで作れます♪

 

 

Googleスプレッドシートと連動すれば

エクセルみたいな表に整理されるので

 

役員名簿が自動で完成しますよ!

 

 

Googleアカウント(Gmailアドレス)を持っている人なら、

誰でも無料でGoogleフォームを作れます。

 

 

スマホから、オンライン上で

操作・設定できますよ!(アプリ不要です)

 

直感的に作れるようになっているので

色々いじって試してみるとよいです。

 

 

↓ 仮で作ってみたので参考にどうぞ。

 

PTA役員名簿の個人情報管理・配慮については、フォーム1番上に明記しておくと良いですよ。

(参考)→ 個人情報保護法の改正に伴う対応について-公益社団法人日本PTA全国協議会

 

名簿フォームは「QRコード」で配布しましょ

で、名簿登録フォームを作ったら

 

フォームのアドレス(URL)は

「QRコード」作って、役員さんに配布すればいいです。

 

 ↓ こういうのね?

QRコード,PTA

 

QRコードも「誰でも無料で作れる」って知ってました?

 

 

 

作り方はカンタン。

 

 

先ほど作った

名簿登録フォームのURLをコピペして

「QRコード作成」ボタンを押すだけ。

 

 

ね、できたでしょ?(^^

 

 

役員さんには「QRコードを配布・掲示」すればオッケー

で、役員さんには

「QRコードを配布すればいい」んですよ。

 

 

プリントで1枚ずつ印刷してもいいし

 

役員引き継ぎや初顔合わせで集まるときに

黒板にQRコード印刷した紙を貼り付けて

その場で、スマホで読み取ってもらってもいい。

 

各自で、Googleフォームに移動してもらって、

名前やメールアドレスを入力してもらう。

 

 

その場で、自動で名簿が完成しますよ?

 

超・楽ちん~♪

 

 

うちの役員さんに

このフォーム作って見せてあげたら

ちょっとした歓喜の声が上がりましたね。笑

 

 

ほんの10分位で作れる「自動化の仕組み」です。

ぜひ、あなたの園・学校でも導入してみてくださいね☆

 

 

起業・ビジネスも一緒ですよ?

さて・・・ここまで

 

もしかしたら、あなたにとっては

ごく当たり前の常識・仕組みだったかもですが、

 

意外とみんな、こういうの知らないんですよね。

 

  • 楽する方法を知っているか知らないか?
  • 手抜きする方法を知っているか知らないか?
  • 自動化する仕組みを知っているか知らないか?

 

何もコレは、役員の仕事に限らず

 

起業・ビジネスにおいても

仕組みの自動化・マニュアル化
絶対的に必須の知識・スキルです。

 

 

めんどくさい仕事は「仕組み化」して「自動化」する。

 

会長・リーダー・経営者は、

誰でもできる仕事は他の人に任せて

自分にしかできない仕事に集中する。

 

その結果、

役員の仕事なら「ママ同士が揉めること無く」気持ち良く楽しんで参加できるし

 

起業家・経営者であれば「自分が汗水たらして働くこと無く」順調に、利益を伸ばしていける。

 

役員も、起業も

1番大切なことに1点集中すれば、必ずうまくいくんです!

 

もし、あなたが

今日お話したような「仕組みの自動化」

「起業・経営・ビジネス」にちょっぴり興味があるなら

 

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「限定公開」なので、早めにチェックしてみてください。

 

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